Les appels de fonds et de provisions - comptabilité du syndic

Base légale : art. 13, 18, 18-1, 19, 19-1 Loi 10 juillet 1965, art. 4, 11, 26, 35, 36, 38, 55 Décret 17 mars 1967, art. 2102-1 Code civil

Appels de fonds, provisions et fonds de roulement

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• Le syndic a la mission de faire des appels de fonds, qu'ils soient votés ou non, mais aussi de provisions (décret 1967, art. 35 ; cliquer pour le détail des opérations concernées) sur ces fonds. La présence de provisions procède d'une saine gestion tendant à lisser dans le temps les appels de fonds nécessaires et assurer ainsi une continuité de prestation de l'immeuble, en évitant les a-coups de trésorerie. Elle nécessite en revanche d'avoir une bonne confiance en son syndic, qui peut être temporairement dépositaire de sommes importantes.
• Cette gestion est toutefois encadrée. Le syndic est chargé par l'art. 11 du décret de 1967 d'établir un budget prévisionnel, notifié aux copropriétaires au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, et d'établir pour chaque syndicat qu'il gère une comptabilité séparée.
• Les appels de fonds ont lieu tous les 4 mois, alors que les factures arrivent tout au long de l'année ; c'est pourquoi il relève d'une saine gestion de prévoir un fonds de roulement qui permettra à la copropriété d'honorer régulièrement ses factures. Le fonds de roulement consiste en une avance de trésorerie, confiée au syndic, destinée à faire face aux dépenses courantes et prévues.
• Malgré sa commodité, le fonds de roulement n'est pas obligatoire, mais le syndic peut exiger une certaine avance de trésorerie ; ceci peut d'ailleurs éviter à la copropriété d'avoir à payer des agios en cas de découvert. Le fonds de roulement doit être prévu par le règlement de copropriété, ou inséré dans ce règlement (double majorité) s'il n'existait pas auparavant (sauf appels de fonds semestriels). Penser à prévoir au minimum son montant et son taux de réactualisation, sans quoi il faudra également déterminer ceux ci en assemblée générale (double majorité) ; le plus simple est de prévoir un ratio calculé sur le budget prévisionnel de l'année en cours, ce qui permet au fonds de roulement de s'adapter aux besoins de la copropriété (ce qui va de 0 pour les charges provisionnelles à 1 trimestre + impayés prévisible pour les charges réelles). Les notions de gestion d'affaires ou d'enrichissement sans cause sont ici inapplicables (Cass. 3e civ., 20 janvier 1999).
  Il est à noter que la jurisprudence rappelle que le syndic ne peut consentir des avances de trésorerie au syndicat puisqu'il dispose déjà des pouvoirs nécessaires pour assurer le financement des charges de la copropriété (sauf circonstances particulières de l'art. 1999 du Code civil) (CA Paris, 23e Ch. A, 13 septembre 2000).
• Si le règlement ne prévoit pas de fonds de roulement, le syndic peut le constituer dans le cadre fixé par l'art. 35 décret 1967. Des provisions spéciales peuvent être constituées par le syndic en cas de travaux d'amélioration, addition ou surélévation, ou par l'assemblée pour l'entretien ou la conservation des parties communes, ainsi que les équipements susceptibles d'être nécessaires dans les 3 années à venir (mais non encore décidés). L'assemblée peut décider du mode de placement des fonds recueillis.
  Cliquer ici pour voir la Recommandation de la Commission relative à la copropriété concernant les provisions et avances.
• Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au syndicat au titre de l'art. 35 portent intérêt au taux légal (art. 36 décret 1967 ; le règlement de copropriété ne peut fixer un autre taux) au profit du syndicat, à compter de la mise en demeure adressée au syndic au copropriétaire défaillant.
• Les provisions et avances sur charges sont appelées au prorata des millièmes ou des tantièmes auxquelles elles correspondent ; leur exigibilité n'est pas subordonnées à l'approbation des comptes (C.A. Paris, 16/02/1983 - Dalloz IR 1983, 338). Mais il faudra au moins une fois par an, lors de l'assemblée générale, procéder à l'apurement des comptes.
• Garantie de paiement
  Au termes de l'art. 19 Loi 1965, les créances de toute nature du syndicat à l'encontre de chaque copropriétaire sont garantie par une hypothèque légale sur son lot. L'hypothèque peut être inscrite soit après mise en demeure restée infructueuse d'avoir à payer une dette devenue exigible, soit, dès que le copropriétaire invoque les dispositions de l'art. 33 Loi 1965 (possibilité de ne payer que sur 10 ans les travaux auxquels on s'est opposé). C'est le syndic qui inscrit une telle hypothèque au profit du syndicat ; c'est également lui qui peut également consentir à la main-levée ou requérir la radiation, en cas d'extinction de la dette, sans intervention de l'assemblée générale.
  Le copropriétaire défaillant peut, moyennant offre de paiement suffisante ou garantie équivalente, demander la main-levée totale ou partielle au président du Tribunal de grande instance statuant en matière de référé.
  L'inscription hypothécaire du syndicat se prescrit par 5 ans ; mais les créances pour charges sont exigibles pendant 30 ans.
  Au titre de l'art. 19 Loi 1965, les créances du syndicat bénéficient du privilège prévu à l'art. 2102-1 du Code civil en faveur du bailleur. Ce privilège porte sur tous les meubles qui garnissent le lot, sauf si ce lot est en location non meublée ; les meubles sont alors présumés appartenir au locataire. Dans ce dernier cas le privilège du syndicat est reporté sur les loyers dus par le locataire, qui peuvent ainsi faire l'objet d'une saisie-attribution. Ce privilège n'est soumis à aucune formalité (C.A. Paris 15/03/1972, Dalloz J. 1973-51).
• Location-accession et paiement des charges
  Au titre de l'art. 32 de la loi 84-595 du 12 juillet 1984, la signature d'un contrat de location-accession est assimilé à un mutation ; le vendeur est alors tenu de garantir le paiement des charges incombant à l'accédant et l'hypothèque légale prévue à l'art. 19 Loi 1965 ne peut être inscrite qu'après mise en demeure restée infructueuse adressée par le syndic au vendeur.
• Travaux de conservation et privilège immobilier
  L'art 19-1 Loi 1965 stipule que pour les travaux prévus aux art. 10 (entretien, conservation, équipement des parties communes) et 30 (amélioration, transformation, adjonction de locaux communs) de la loi de 1965, le syndicat dispose du privilège de l'art. 2103 du Code civil, qui définit comme créanciers privilégiés sur les immeubles :
  " 1°bis. Conjointement avec le vendeur et, le cas échéant avec le prêteur de deniers, le syndicat des copropriétaires, sur le lot vendu, pour le paiement des charges et travaux mentionnés aux art. 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965 (...) relatifs à l'année courante et aux quatre dernières années échues.
  Toutefois, le syndicat des copropriétaires est préféré au vendeur et au prêteur de deniers pour les créances afférentes aux charges et travaux de l'année courante et des deux dernières années échues."
• Vente d'un lot et paiement des charges
  L'art. 20 Loi 1965 énonce que lors de la vente d'un lot, le vendeur peut présenter un certificat du syndic, daté de moins d'un mois, attestant de l'acquittement de toute obligation vis-à-vis du syndicat. S'il ne le fait pas, un avis de mutation doit être transmis par le notaire au syndic par recommandé AR. Avant l'expiration de 15 jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans une limite pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition contient élection de domicile dans le domicile de le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble et, à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Les effets de l'opposition sont limités au montant ainsi énoncé. Tout paiement ou transfert opéré en violation de ces dispositions est inopposable au syndicat.

Extrait de la Recommandation n° 8 de la Commission relative à la copropriété, concernant les provisions et avances sur fonds Cliquer ici pour avoir le texte intégral Les provisions en cours d'exercice La commission rappelle qu'au cours d'un exercice considéré, la trésorerie du syndicat peut être assurée de deux manières : soit par le versement de provisions trimestrielles, correspondant au quart du budget prévisionnel, le compte (les dépenses et des recettes étant établis en fin d'exercice ; soit par le remboursement des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées par le syndic, trimestre par trimestre, les comptes du dernier trimestre soldant alors les comptes de l'exercice écoulé. Quelle que soit la méthode adoptée, les comptes de l'exercice écoulé devront être soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Une méthode n'apparaissant pas préférable à l'autre, le choix entre les deux fera l'objet d'un accord entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, sauf dispositions particulières du règlement de copropriété. La commission recommande aux syndics : de ne procéder à aucune avance de fonds pour le compte des copropriétaires ; d'exiger des copropriétaires, aux échéances fixées, les versements nécessaires à l'exécution du budget prévisionnel, tel qu'il a été adopté par l'assemblée générale. A cet effet, le syndic peut, en début d'exercice, exiger le paiement d'une provision égale à la moitié du budget prévisionnel, sauf décision contraire de l'assemblée générale ou stipulation du règlement de copropriété et à moins qu'il n'existe, par ailleurs, une avance de trésorerie permanente. Dans ce dernier cas, le premier appel de fonds ne peut excéder le quart du budget prévisionnel. L'avance de trésorerie permanente La commission constate : Que le vote et la mise en oeuvre du budget prévisionnel, devenu obligatoire depuis la loi du 31 décembre 1985, peuvent suffire à assurer le fonctionnement courant de la copropriété en lui procurant la trésorerie nécessaire. Que la constitution d'une avance de trésorerie permanente, qu'elle soit prévue dès l'origine dans le règlement de copropriété ou décidée ultérieurement par l'assemblée générale, conserve cependant une utilité : soit pour être affectée en tout ou partie a la trésorerie courante du syndicat ; soit pour former un fonds de prévoyance pour faire face à des dépenses imprévues ou à des impayés ; soit pour constituer un fonds de réserve en vue de financer des travaux importants. La commission recommande aux syndics : d'inviter l'assemblée générale des copropriétaires, en l'absence de dispositions particulières dans le règlement de copropriété, à délibérer sur l'affectation des fonds recueillis au titre de l'avance de trésorerie permanente ; d'inviter l'assemblée générale des copropriétaires à décider le placement de ces sommes lorsqu'elles ont le caractère d'un fonds de réserve ou de prévoyance ; chaque fois que l'assemblée aura voté de nouvelles dispositions relatives à l'avance de trésorerie permanente, de procéder aux mesures de publicité prévues par l'article 13 de la loi du 10 juillet 1965 et l'article 4 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967, qui ont pour objet de rendre ces décisions, constituant des modifications au règlement de copropriété, opposables aux futurs acquéreurs de lots. Pour éviter la répétition de telles mesures, il est opportun de déterminer le montant de l'avance de trésorerie permanente par un pourcentage du budget prévisionnel, de préférence à une somme fixe. Les provisions spéciales pour travaux La commission rappelle qu'il s'agit soit de provisions nécessaires à la réalisation de travaux votés par l'assemblée générale, à laquelle il revient de déterminer les modalités et le calendrier des appels de fonds, soit d'une provision nécessitée par l'exécution de travaux urgents, sans vote préalable de l'assemblée générale en application de l'article 37 du décret. Dans ce dernier cas, la provision ne peut excéder le tiers du devis des travaux et l'avis du conseil syndical est nécessaire. La commission recommande aux syndics de distinguer ces provisions spéciales pour travaux des autres appels de fonds et de fournir, en ce qui les concerne, un relevé récapitulatif en fin de travaux.

La comptabilité du syndic

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• Comptabilité et documents de la copropriété - Le principe de transparence
  • Qui a accès à la comptabilité de la copropriété ?
    Aux termes de l'art. 26 du décret de 1967, le conseil syndical assiste et contrôle la gestion du syndic. C'est donc lui qui a vocation a accéder à la comptabilité de ce dernier. Le syndic ne peut l'en empêcher ni lui dissimuler des éléments de comptabilité sans commettre une faute professionnelle.
    De plus, aux termes de l'art. 18-1 de la loi de 1965, pendant le délai qui sépare la convocation de la tenue de assemblée générale appelée à connaître des comptes, le syndic doit tenir à la disposition de tous les copropriétaires, pendant au moins un jour ouvré, les pièces suivantes :
    • factures
    • contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants
    • quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges
       
      Nota : Les modalités de cette consultation doivent être définies par l'assemblée générale, mais la jurisprudence estime que l'absence de telles modalités ne pouvant faire obstacle à un droit fondamental du copropriétaire, le syndic doit laisser libre accès au moins un jour ouvré à chacun. "Le copropriétaire qui, de façon illicite, a été mis dans l'impossibilité d'exercer le droit de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété qu'il tient de la loi, est fondé à demander l'annulation de toutes les résolutions de l'assemblée générale ayant une incidence directe ou indirecte sur les charges susceptibles de lui incomber en sa qualité de copropriétaire" (CA Versailles 22/11/1994 - Gaz. Pal. 1995). Autrement dit, si l'on vous empêche de vérifier le montant de vos charges, vous pouvez refuser de les payer.
  • La comptabilité du syndic n'est pas celle de la copropriété, et réciproquement. Seule cette dernière est librement accessible aux copropriétaires. Pour accéder à celle du syndic, il vous faudra diligenter une procédure judiciaire fondée sur un préjudice. Les "ristournes" ou "cadeaux" faits par les prestataires ou les entreprises à votre syndic ne sont pas constitutives d'un tel préjudice. Vous pouvez en revanche proscrire ou imposer au syndic de faire appel à tel ou tel prestataire.
• Le compte séparé
  • Le syndic a plusieurs comptabilités : la sienne, et une par syndicat de copropriété dont il s'occupe. Il n'en va en revanche pas de même en ce qui concerne les comptes bancaires. Le syndic en possède bien entendu un à son nom, mais la loi autorise chaque copropriété à en avoir un, séparé.
  • Le compte séparé n'est pas obligatoire (sauf si votre syndic est bénévole - voir plus bas), mais il doit être proposé au vote de l'assemblée générale (majorité art. 25) au moins tous les 3 ans et à la première désignation du syndic (que la jurisprudence interprète en : obligation de mention à l'ordre du jour de la première assemblée générale et vote). La sanction est la nullité du mandat du syndic.
    Le syndic doit, en toute hypothèse, faire voter l'assemblée générale sur le compte séparé tous les 3 ans, même si ce compte existe déjà. Si donc vous constatez que le syndic ne renouvelle pas ce vote tous les 3 ans, vous pouvez à tout moment faire constater par le tribunal la nullité de son mandat.
  • S'il est voté, le nouveau compte fonctionnera avec la signature du syndic. Sinon la gestion financière de la copropriété passera par le compte général du syndic.
  • Pourquoi les syndics sont-ils hostiles aux comptes séparés ?
    Parce que cette solution ne comporte pour eux que des inconvénients : ils perçoivent moins de produits financiers (avances de trésorerie réduites), et si la copropriété est à découvert ils ne peuvent pas compenser avec l'avance de trésorerie d'une autre. Il est donc nécessaire de bien "tenir" la copropriété et de veiller scrupuleusement aux impayés, ce qui représente toujours une tâche supplémentaire. Certains syndics conditionnent donc l'ouverture d'un tel compte à une augmentation de leurs honoraires pouvant aller jusqu'à 40 %. Les honoraires étant libres cette pratique est légale (cf. les honoraires du syndic), mais si le cas se présente à vous il serait raisonnablement envisageable de changer de syndic.
  • Quelle est l'intérêt pour la copropriété d'avoir un compte séparé ?
    Si votre copropriété est saine, vous n'avez que des avantages à tirer d'un compte séparé : en cas de faillite du syndic, vos fonds ne seront pas perdus dans la masse (généralement négative) de son compte général, vous disposez d'une possibilité de contrôle la plus précise possible des mouvements de fonds (adéquation au montant et date des factures), vous pouvez gérer vous-même le placement de la trésorerie disponible. Cette option n'a de fait que des avantages.
    Vous pouvez, à défaut d'un compte séparé, exiger que le compte général du syndic soit divisé en sous-comptes avec relevé bancaire séparé.
  • Si le compte séparé est à découvert, la copropriété doit-elle supporter les agios, ou est-ce la faute du syndic ?
    Le syndic a obligation de recouvrer les charges, mais également de payer les sommes dûes aux fournisseurs. Tout dépend alors de savoir si le syndic a commis une négligence en n'anticipant pas raisonnablement les impayés, ou une faute de gestion en commettant une erreur d'appréciation des appels de fonds nécessaires compte tenu du budget prévisionnel établi (d'autant que ses capacités de recouvrement judiciaires sont limitées par l'art. 55 décret 1967). En l'absence de toute erreur manifeste, il ne saurait être fait grief au syndic de ne pas anticiper les impayés imprévisibles, et la copropriété devra alors supporter les agios prélevés par la banque au titre de son obligation de solidarité.
  • Compte séparé et syndic non professionnel
    Les syndics non professionnels sont soumis à l'art. 38 du décret de 1967, qui stipule que toutes sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte de la copropriété doivent être versées sans délai à un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat. Le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale peut, le cas échéant, dans les conditions et sous réserve des conditions qu'il détermine, fixer le montant maximal des fonds que le syndic peut être autorisé à ne pas verser sur ce compte.
    Le syndic non professionnel n'ayant pas de garantie financière, il est prudent de prévoir que le compte bancaire fonctionnera avec la contre-signature d'un membre du conseil syndical.
• Les provisions spéciales
  • Le syndic, lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans, a l'obligation de soumettre au vote de l'assemblée générale (majorité art. 25) la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face à des travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun susceptibles d'être nécessaires dans les 3 années à venir, et non encore décidées par l'assemblée.
  • Les syndics n'aiment pas le surcroît de gestion que représentent ce compte séparé, et préfèrent provisionner sur leur compte général (ce qui génère plus de revenus financiers). L'ouverture de ce compte représente cependant une bonne sécurité en cas de travaux importants, permet et d'anticiper les impayés.
• Le fonds de roulement (voir avances et provisions sur charges - art. 35 décret 1967)

Comptabilité et transparence

Par souci de clarté, la Commission relative à la copropriété, en vue d'introduire une plus grande clarté dans les présentations des comptes de copropriété, qui de par leur trop grande variété peuvent être une source de conflit entre les copropriétaires et le syndic, a adopté en avril 1991 la Recommandation, ci-dessous :

La Commission

6.1 Recommande aux syndics, sur le plan de la terminologie, d'adopter celle fixée par le règlement de copropriété ; dans le silence ou la contradiction de celui-ci avec les dispositions légales, d'adopter celle prévue par la loi. Il paraît, en outre, nécessaire que les syndics utilisent pour l'appellation des catégories de charges une nomenclature minimale commune qui pourrait être la suivante :

• charges communes générales,
• charges communes à un groupe d'immeubles,
• charges bâtiment
• charges cage d'escalier ou d'entrée,
• charges d'ascenceur,
• charges chauffage,
• charges eau froide,
• charges eau chaude,
• charges garage,
• charges emplacement de stationnement.

Par ailleurs, il importe que les syndics respectent, d'un exercice à l'autre, la terminologie et la présentation des comptes qu'ils ont adoptées pour chaque copropriété.

6.2. Recommande aux syndics, sur le plan de la méthodologie. lors de la notification du compte des recettes et dépenses de l'exercice écoulé, de joindre une notice explicative de la présentation comptable utilisée.

6.3. Propose aux syndics, pour l'élaboration de l'état des dettes et des créances, et la présentation de la situation de la trésorerie, deux tableaux figurant en annexe auxquels ils pourront se référer.

6.3.1. Recommande aux syndics de n'utiliser la rubrique « divers » que pour les dettes et créances ne pouvant figurer sous aucune autre rubrique spécifique.

6.4. Rappelle aux syndics qu'ils ont l'obligation d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée appelée à voter les crédits du prochain exercice.
Recommande aux syndics, à cette fin, de procéder à un récapitulatif annuel des comptes lorsque ceux-ci sont présentés trimestriellement ou semestriellement.