Peut-on rajouter ou retirer une question à l'ordre du jour, et quand ?

Base légale : art. 10 Décret 17 mars 1967

• Vous pouvez rajouter autant de questions que vous le souhaitez à l'ordre du jour d'une assemblée générale, mais vous êtes soumis à un délai strict.
  • Sous le régime antérieur au 1er janvier 2005 : Dans les six jours de la convocation, un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical, s'il en existe un, notifient à la personne qui a convoqué l'assemblée les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour. Ladite personne notifie aux membres de l'assemblée générale un état de ces questions cinq jours au moins avant la date de cette réunion. (art. 10 Décret 1967). La personne qui convoque l'assemblée générale doit donc faire en sorte que puissent être respectés les délais de 5 et 6 jours (ce qui devrait être le cas, si le délai minimum de 15 jours entre la notification de la convocation et la tenue de l'assemblée est respecté - cf. les sanctions en cas d'inobservation de ces dispositions).
  • A partir du 1er janvier 2005 : vous pourrez demander une adjonction à tout moment de l'année avant la convocation, et le syndic sera tenu d'en tenir compte (art. 10 modifié). Bien que le nouveau texte ne précise pas ce qu'il entend par "notification", il semble bien qu'il ne soit plus nécessaire de recourir à un courrier recommandé. N'utilisez ce mode d'expédition que pour les cas potentiellement litigieux.
  • Votre question doit respecter les dispositions de l'art. 11 (cliquer ici pour plus de précisions) ; votre question doit en outre refléter de manière non équivoque le projet de résolution qui sera soumis aux votes (évitez les formules génériques comme : "travaux dans la cage d'escalier" ; soyez précis).
    Envoyez à la personne qui a convoqué l'assemblée vos questions par recommandé AR. Si la personne qui a convoqué l'assemblée n'est pas le syndic, envoyez à ce dernier copie de vos questions en recommandé AR.
  • Les délais de l'art. 10 sont impératifs. Toute question envoyée trop tôt ou trop tard n'est pas valable. Cela NE SIGNIFIE PAS pour autant qu'elle soit nulle. Le syndic, ou la personne qui convoque l'assemblée, peut parfaitement reprendre les questions que vous souhaitez inscrire à l'ordre du jour. Mais quiconque le souhaitera pourra se prévaloir de la nullité de ces questions, et des décisions auxquelles elles auront donné lieu (dans les deux mois de la notification du procès-verbal d'assemblée ; passée cette date, les résolutions deviennent définitives). En conséquence il est possible de faire des ajouts, mais ceux qui seront faits hors la période légale pâtiront d'une instabilité certaine pendant les délais de recours.
• Vous ne pouvez, par contre, retirer aucune réponse de l'ordre du jour ; l'Assemblée peut ne pas statuer sur ce dont elle est saisie, mais elle doit statuer sur TOUT ce dont elle est saisie.
  
• Attention à la rédaction. La jurisprudence a précisé que le syndic n'est pas tenu de reprendre une demande mal formulée. Il est donc essentiel de rédiger de manière claire. Evitez les formules vagues comme "décision à prendre concernant...". Si votre demande porte sur des travaux, par exemple, spécifiez bien "L'assemblée décide d'entreprendre tels travaux sur la base du budget déterminé en fonction de tel ou tel ou tel devis". Ou bien, si la demande de travaux émane de vous "L'assemblée autorise M. X à entreprendre à ses frais tels travaux, sous sa responsabilité et sous la surveillance de l'architecte de l'immeuble". Joignez tous les devis et documents annexes nécessaires. L'assemblée pourra valablement refuser de statuer sur une demande de votre part s'il apparaît que vous ne lui avez pas communiqué tous les éléments d'information lui permettant de prendre une décision éclairée.