Compte-rendu et procès-verbal

Base légale : art. 17, 18 Décret 17 mars 1967, art. 22, 42 Loi 10 juillet 1965

• Le procès verbal constitue un compte-rendu qui authentifie les débats qui se sont tenus lors de l'Assemblée générale. C'est la pièce écrite la plus importante du processus d'assemblée, avant l'ordre du jour et la feuille de présence.
• Il est établi par le secrétariat (généralement le syndic, à moins que l'assemblée n'ait élu quelqu'un d'autre) ; il doit être signé par le président, le secrétaire et les éventuels membres du bureau (art. 17 Décret 1967).
  La signature de ces personnes suffit ; une clause du règlement de copropriété qui imposerait la signature de tous les copropriétaires présents devrait être considérée comme contraire à l'art. 17 (Rép. min. JO Sénat 21/10/1970).
• Principe de transparence
  Le procès-verbal doit indiquer le texte de chaque résolution, le résultat de chaque vote avec les noms (et de préférence tantièmes) des copropriétaires opposants ou abstentionnistes ; sur demande des copropriétaires, il est fait mention des réserves exprimés par ceux-ci sur la régularité des délibérations.
  • La mention "voté à l'unanimité" est normalement réservée aux votes à l'unanimité des copropriétaires. Il convient de mentionner "résolution adoptée à l'unanimité"
  • satisfait aux prescriptions légales le procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires qui indique le résultat de chaque vote en précisant les noms des copropriétaires qui se sont opposés, qui n'ont pas pris part au vote ou qui se sont abstenus, et qui se réfère à la feuille de présence mentionnant les noms des copropriétaires présents ou représentés et les millièmes correspondants (Cass. civ. 26/10/1983 - Bull. cass. n° 202)
  • Le procès verbal doit détailler chaque vote, y compris celui du bureau de séance. En cas de manquement, la nullité des délibérations de l'assemblée peut être demandée, même sans grief (Cass. civ. 16/06/1993).
    
• Notification
  • Le procès-verbal doit être notifié par le syndic dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée générale dans les conditions de l'art. 42 Loi 1965. Aucune sanction n'étant prévu en cas de dépassement de ce délai, le syndic peut être poursuivi en responsabilité mais les délibérations de l'assemblée ne sont pas annulées (CA Paris, 10/11/1989 - Loyers et copro. 1990 n°58).
  • Notification signifie que le syndic doit adresser le procès-verbal à tous les copropriétaires sous forme de recommandé AR. Cependant, seuls les opposants (ceux qui ont voté contre une décision) ou les défaillants (ceux qui n'étaient pas présents à l'assemblée) sont susceptibles d'exercer un recours dans le cadre de l'art. 42. Adresser le procès-verbal sous forme de recommandé aux autres copropriétaires constitue donc une dépense inutile, dont le syndic peut sans problème faire l'économie (aucun délai n'étant rattaché à la réception du procès-verbal).
    Contrairement à ce qui est parfois soutenu, le syndic n'a pas l'obligation d'effectuer cet envoi sélectif, ni de prendre à sa charge les frais de recommandé s'il décide de l'envoyer à tous les copropriétaires, comme l'y contraint la loi.
  • La réception de la notification fait courir un autre délai de deux mois : celui qui vous avez pour contester une décision de l'assemblée (si vous avez voté contre une résolution, ou n'avez pas assisté à ladite assemblée).
  • Si vous êtes représentant d'une société propriétaire de lots et êtes défaillant, un extrait du procès-verbal de l'assemblée vous est notifié (art. 18 Décret 1967).
    
• Enregistrements par magnétophone ou autre moyen audiovisuel
  La jurisprudence considère que les enregistrements n'ont pas la valeur probante de l'écrit, que vise expressément les textes. En conséquent un enregistrement audiovisuel ne saurait remplacer un procès-verbal, et certains copropriétaires peuvent souhaiter qu'il ne soit pas diffusé en-dehors de la sphère de la copropriété.