Quelles règles doit respecter la convocation ?

Base légale : art. 9, 8, 11, 12, 19, 50 Décret 17 mars 1967

• Délai de 15 jours
  • La convocation est notifiée par lettre recommandée AR (ou remise contre récépissé ou émargement) à chaque copropriétaire au moins 15 jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement ne comporte un délai plus long (art. 9 Décret 1967).
    Un délai plus court est admis par la jurisprudence pour des raisons d'urgence. Ex : travaux destinés à contrer un risque d'éboulement (Cass. civ. 07/12/1971 - Bull. Cass. déc. 1971).
  • Le délai courant à partir du jour de la première présentation de la lettre et expirant la veille de l'assemblée générale, la Commission relative à la Copropriété recommande de prévoir quelques jours de marge, en sus du délai légal.
  • Ce délai est impératif : ainsi, même si vous vous présentez à une assemblée qui s'est réunie le 14e jour après la convocation et participez au vote sans émettre de protestation, vous pourrez néanmoins demander par la suite son annulation en justice (Cass. civ. 17/04/1991).
    Vous ne pourrez toutefois pas vous prévaloir de cette règle si le délai vous est imputable ; par exemple, il a été jugé qu'un ordre de réexpédition du courrier donné à la Poste mais dont le syndic n'avait pas été informé rend l'action en contestation fondée sur le manquement à ce délai irrecevable (CA Paris, 18 mai 2000 - Administrer n° 326, p. 70).
  • Exception au délai de 15 jours :
    Si une décision rejetée à la majorité de l'art. 25 donne lieu à une nouvelle assemblée statuant sur ce même point à la majorité de l'art. 24, le délai de convocation est réduit à 8 jours (Art. 19 Décret 1967).
     
• Destinataires de la notification
  • Tous les propriétaires (ou leurs représentants légaux) d'un lot doivent être convoqués, à peine de nullité (Cass. civ. 08/01/1974 - Info. Rap. Copro 1974-41).
  • Toutefois, si les copropriétaires sont mari et femme, une seule convocation peut être envoyée à "M. et Mme" (CA Paris, 23e Ch. B, 29 juin 2000).
  • Si une société est propriétaire d'un lot, tous les associés doivent recevoir la notification (Art. 12 Décret 1967). C'est le représentant légal de la société qui doit tenir le syndic informé des noms et domicile des personnes à contacter ; il reçoit également la notification, et peut assister à l'assemblée avec voix consultative.
     
• Contenu de la convocation (art. 9 et 11 Décret 1967)
  • La convocation contient indication des date, lieu et heure de l'assemblée. C'est par principe la personne qui convoque l'assemblée qui fixe ces modalités (art. 9 Décret 1967) ; elle doit également signer la convocation.
    Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, l'assemblée doit se tenir dans la commune de la situation de l'immeuble (en ce sens, Cass. civ. 22/05/1990 - Gaz. Pal. 21/08/1990).
  • La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale (cf. ces modalités de consultation auprès du syndic) à peine de nullité ; si le syndic a "omis" de faire voter ce point en assemblée il convient de le faire de son propre chef (cf. Peut-on rajouter une question à l'ordre du jour ?), ou considérer que ces documents sont accessibles à tout moment. Il en va de même en ce qui concerne les comptes.
    La jurisprudence considère l'absence d'exposé des moyens de consultations comme non rhédibitoire en soi : pour obtenir l'annulation d'une assemblée il ne suffit pas de montrer que les modalités de consultations ne figuraient pas sur la convocation : il faut également montrer qu'aucune décision d'assemblée générale n'arrêtait ces modalités ET qu'il y a eu carence du syndic (Cass. civ. 08/06/1994).
  • La convocation contient l'ordre du jour, établi par celui qui aura convoqué l'assemblée générale (en général le syndic, avec ou sans l'aide et les suggestions du conseil syndical et/ou des copropriétaires agissant dans les 6 jours de réception de la convocation ; consultez les rubriques relatives à l'ordre du jour pour plus de précisions).
  • L'énoncé des projets de résolution doit comporter le texte de ces résolutions, et non une formule générique (comme "projet de travaux").
  • Aux termes de l'art. 11 Décret 1967, doivent également être notifiés :
    • un bilan comptable : le compte des recettes et des dépense de l'exercice écoulé (les recettes sont essentiellement les appels de fonds de l'année, les dépenses recouvrant différents postes : honoraires de syndic, travaux, gardien, chauffage, etc.), un état des dettes et créances (c'est un état détaillant quels sont les copropriétaires qui doivent de l'argent à la copropriété, et les personnes à qui la copropriété en doit ; un bon syndic fournit un bilan équilibré) et la situation de la trésorerie ainsi que, s'il existe un compte bancaire ou postal séparé, le montant du solde de ce compte
      un simple état détaillé des dépenses ne suffit pas à satisfaire les exigences de l'art. 11 (Cass. civ. 13/06/1990) ; mais un exposé des dettes, créances et situation de trésorerie est considéré comme suffisant (Cass. civ. 14/01/1983 - Dalloz IR 1983-281)
      le syndic a obligation de citer nomément les copropriétaires qui ne paient pas leurs charges. On ne saurait donc lui opposer la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 pour lui empêcher de communiquer ces noms, même s'il les stocke sur ordinateur (Rép. min. JOAN 05/01/1987, p. 68, confirmé par CA Paris 3e, 11/09/92).
    • le budget prévisionnel, lorsque l'assemblée est appelée à le voter ; ce point est à vérifier avec attention, car il engage la copropriété pour l'avenir.
    • le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à notifier ces actes
      Ceci vise :
      • la modification ou la répartition des charges (art. 11 et art. 25-f Loi 1965)
      • l'établissement ou la modification du règlement de copropriété, dans la mesure où il concerne la jouissance, l'administration ou l'usage des parties communes (art. 26-b Loi 1965)
      • la scission du syndicat des copropriétaires (art. 28 Loi 1965)
      • la répartition des dépenses de fonctionnement, d'entretien et de remplacement des parties communes (art. 30 Loi 1965)
         
    • Les conditions essentielles du contrat proposé, lorsque l'assemblée est appelée à approuver ou à autoriser une transaction, un devis ou un marché
      Ceci vise :
      • la vente ou l'acquisition de parties communes (art. 25-d et 26-a Loi 1965)
        si l'ordre du jour précise l'assiette de chaque acquisition, le prix proposé et les modalités de remise en état ainsi que sa charge, l'ordre du jour contient des informations suffisantes (Cass. civ. 23/11/1994 - Gaz. Pal. 28/10/1995).
      • la rémunération du syndic (art. 29 Décret 1967)
      • une convention entre le syndicat et le syndic (art. 39 Décret 1967)
         
    • Les projets de résolution sur lesquels l'assemblée devra se prononcer
      • autorisation du syndic à introduire une demande en justice (art. 11 Loi 1965)
      • décision d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (art. 18 Loi 1965)
      • délégation du pouvoir de prendre l'une des décisions de l'art. 24 (art. 25-a Loi 1965)
      • autorisation donnée à certains copropriétaires d'effectuer à leurs frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble (art. 25-b Loi 1965)
      • transformation d'éléments existants ou création d'éléments nouveaux et répartition du coût des travaux (art. 30 Loi 1965)
      • surélévation ou construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux privatifs (art. 35 Loi 1965)
      • opposition du syndicat des copropriétaires à l'exercice d'un droit accessoire aux parties communes (art. 37 Loi 1965)
      • convention portant réserve de l'un des droits accessoires aux parties communes (art. 37 al. 4 Loi 1965)
      • amélioration ou addition par rapport à l'état antérieur à un sinistre (art. 39 Loi 1965)
         
    • Les avis écrits du conseil syndical
      Ceci est valable particulièrement pour les cas où l'avis du conseil syndical est obligatoire (en cas de dépassement d'un seuil de dépenses courantes ou de marchés, tels que voté par l'assemblée - art. 21 Loi 1965; faute de cet avis le vote ne peut avoir lieu (CA Paris 23e Ch. B, 23 mai 2001)), mais il en est en pratique de même dès lors que le conseil syndical souhaite communiquer un avis à l'ensemble des copropriétaires par ce biais.
    • Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire
      Ceci vaut lorsqu'un tel administrateur a été désigné par le président du tribunal de grande instance, dans le cadre d'une copropriété en crise (art. 29-1 Loi 1965)

Voir aussi : Quelles sont les sanctions en cas d'irrégularité ?
Voir aussi : Recommandation CrC N° 2 relative aux délais de la convocation à l'ordre du jour complémentaire et à la délégation du droit de vote à un mandataire

Recommandation n° 1 relative aux convocations, aux assemblées générales et à l'ordre du jour (texte intégral)