COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE

RECOMMANDATION n° 4 relative à la tenue des assemblées générales

La Commission

- attire l'attention des copropriétaires sur la nécessité d'assister aux assemblées générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la copropriété.

- rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu'en assemblée générale à l'exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier, de celles consistant à obtenir l'accord individuel des copropriétaires.

- rappelle qu'il appartient aux syndics de réunir au moins une fois par an l'assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer avant le terme de son mandat.

La Commission rappelle le caractère impératif de l'article 9 al. 3 du décret du 17 mars 1967 aux termes duquel, sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l'immeuble, et recommande, pour le cas où le règlement de copropriété ne contiendrait pas la stipulation visée, de faire adopter par l'assemblée générale une résolution fixant, au moins à titre subsidiaire, un autre lieu de réunion.

4.1. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA TENUE DE LA FEUILLE DE PRESENCE ET AU BUREAU DE L'ASSEMBLEE

4.1.1 La Commission rappelle que la feuille de présence doit contenir les éléments suffisants pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont assisté à la réunion ou qui y ont été représentés,

recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de détenteur des archives du syndicat et en tant que secrétaire provisoire de l'assemblée :

- de vérifier que la feuille de présence mentionne le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire,
- de vérifier, à l'arrivée des copropriétaires que les délégations de vote dont ils sont porteurs sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats.

4.1.2. La Commission rappelle :

- que la désignation du président de séance et éventuellement celle des membres du bureau a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965,
- que la désignation du bureau est obligatoire dès lors que le règlement de copropriété l'impose,
- que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal ;

recommande au président de séance désigné :

- d'ouvrir la séance
- d'effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des règles de l'article 22 de la loi.
Le mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 en « membres du syndicat », rappel étant fait que si un de ces copropriétaires possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
- de vérifier la feuille de présence et avant de la certifier, de régler les questions survantes :

- Survenance d'une mutation intervenue entre le jour d'envoi de la convocation à l'assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence ;
- Changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de présence ;
- En cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, de s'assurer de la présence du mandataire commun ou de l'existence d'une clause du règlement de copropriété réglant la question ;
- de constater que les documents visés par l'article 11 du décret étaient joints à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1, n° 20002).

4.1.3. La Commission recommande au copropriétaire contraint de quitter l'assemblée générale en cours de séance :

- de faire mentionner son départ au procèsverbal, à défaut il sera considéré comme présent pour toute la durée de l'assemblée.
Toutefois, ce copropriétaire a la faculté de donner un pouvoir à un membre de l'assemblée générale, il doit alors le faire mentionner au procès-verbal.

4.2. RECOMMANDATION RELATIVE AUX DÉLIBÉRATIONS

4.2.1. La Commission recommande au président de séance de veiller à ce que l'assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et uniquement sur celles-ci,

Elle rappelle que si l'assemblée peut débattre des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas voter une résolution les concernant.

4.3. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU VOTE DES RÉSOLUTIONS

4.3.1. La Commission recommande au président de séance :

- de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d'identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret,
- de proclamer le résultat des votes au plus tard avant que l'assemblée générale ne soit levée ;
- d'indiquer si la résolution est adoptée ou non.

4.4. RECOMMANDATIONS RELATIVES À L'ÉTABLISSEMENT DU PROCÈS-VERBAL

4.4.1 La Commission recommande :

- que le texte de chaque délibération soit rédigé dans la forme la plus simple et la plus concise possible sous réserve d'un droit d'amendement limité, à sa confromité avec le libellé de la question correspondante de l'ordre du jour ;
- facultativement, de faire un exposé sommaire sur la question soumise au vote ;
- de mentionner les réserves éventuellument formulées par un copropriétaire sur la régularité des délibérations ;
- d'indiquer le résultat de chaque vote concernant chaque résolution en précisant :

a) le nombre de voix « pour », de voix « contre », et des abstentionnistes, ainsi que des copropriétaires n'ayant pas pris part au vote comme n'étant pas concernés par la décision à prendre en application de l'article 24, alinéa 2, de, la loi du 10 juillet 1965, b) le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes qui auraient formulé des réserves,

- de constater, le cas échéant, que les copropriétaires présents ou représentés réunissent un nombre de voix inférieur à la majorité exigée par l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965 et que la question de l'ordre du jour concernée n'a pu faire l'objet d'aucune délibération.

4.5. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA NOTIFICATION DU PROCÈS-VERBAL

La Commission constate que les articles 42, alinéa 2, de la loi de 1965 et 18 du décret de 1967 se réfèrent à la notification des décisions de l'assemblée générale dans la perspective de l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.

Elle prend acte de la pratique établie et elle approuve d'adresser une copie du procès-verbal à l'ensemble des copropriétaires.

En conséquence :

La Commission recommande aux syndics :

- en toute hypothèse, de notifier le procès verbal le plus rapidement possible, sans attendre l'expiration du délai de deux mois aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves,
- d'adresser le procès-verbal par lettre simple aux copropriétaires ni opposants, ni défaillants.

En outre, la Commission rappelle aux syndics :

- de procéder aux notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves par lettre recommandée avec accusé de réception et non par remise contre émargement,
- que les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi.